公司内控工作
2022-01-01
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(一)公司招标
1.为维护公司利益,负责制定并规范采购工作流程及规章制度,有效控制采购成本,保证物资质量,确保采购工作的正常进行。
2.负责供应商的管理工作,建立合格供应商名录并进行动态管理,建立合理的供应商调查、评定、考核机制。
3.负责根据公司项目管理部、资产管理部、策划部、办公室等经相关负责人审批的采购申请,审核项目采购需求计划,对各采购需求部门提交编制的招标采购清单进行复核确认后,进行采购,包括询价、比选(磋商)、谈判等。
4.负责组织招标文件资格审查、商务部分、技术部分的编制和解释。
5.负责组织相关部门进行招标文件评审。
6.负责组织公司评标小组对供应商的投标文件进行评审。
7.负责组织相关部门参与工程招标的商务谈判。
8.负责及时将采购项目接收及输出文件进行登记、分类、归档。
9.负责向成交供应商签发《成交通知书》,协助采购需求部门完成相关采购合同的评审、签订、备案。
10.负责定期或不定期对供应商的履约情况进行评估、考核。
11.完成领导交办的其他工作。
(二)公司项目投标
1.按公司规章制度及要求,协助策划部做好项目投标准备工作,包含组建投标团队;
2.负责组织投标项目的报名、招标文件评审,负责投标文件的编制、整体投标文件的排版、打印、复印、装订等工作,并按规定如期完成标书制作;
3.负责(协助)办理投标保证金的缴纳及退回工作;
4.负责处理投标过程中的定额单价、总价计算的问题并及时汇报上级领导,确保报价准确、合理、具有竞争性;
5.负责与项目负责人、公司相关部门积极协调投标文件编制工程中的问题,确保投标文件按时投递;
6.负责对已完成的投标文件,进行归档整理并建立台账;负责建立投标分析表,跟踪开标情况,做好投标工作总结;
7.负责在投标过程中严格保守公司及项目商业秘密;
8.完成领导交办的其它工作。
(三)合同管理
1.认真贯彻执行国家制定的根据《中华人民共和国民法典》、《中华人民共和国建筑法》、《中华人民共和国合同法》等有关基本建设管理的法律法规和地方政府制定的有关条例和规定;
2.负责协助相关部门起草合同文本,组织、参与合同的谈判、初审工作,严格把控签约标准和程序,发现问题及时纠正;
3.负责对合同关键条款组织合同交底,对合同履行阶段的跟踪管理及合同造价风险控制;协助处理合同争议或纠纷;
4.负责监督、检查公司签订的专业分包合同、劳务合同、材料设备采购合同、物资采购合同、咨询服务合同的履行情况;
5.负责建立合同管理台账,合同经各方签章完成后,及时做好登记归档工作;
6.负责控制合同文本或合同复印件的传送范围,保守公司商业秘密;
7.完成领导交办的其他工作。
(四)成本策划与管理
1.负责在权限范围内协同公司内涉及到成本工作的关联业务部门共同建立和完善公司关于项目建设的目标成本体系、责任成本体系和成本监控预警机制,当好项目建设的参谋和助手;
2.参与项目前期阶段的工作,在项目可行性研究阶段开展成本估算工作、投资估算工作;
3.负责在初步设计阶段进行编制初步设计概算,形成项目初步成本计划与预期目标;
4.根据中标交底、招标文件及招标答疑文件、招标清单、投标文件、项目管理部审批后的施工组织设计和各项实施方案等,负责工程项目目标成本的编制及过程调整。负责组织其他与经济活动强相关的部门审定工程项目目标成本,并将审定的目标成本表发放项目部及各部门执行;
5.负责审核以工程量清单计价规范或定额计价为依据计算的专业分包价格;负责支撑、协助项目部施工预算工作能及时完成;负责工程项目目标成本管理办法的编制、修订、解释、指导和监督工作;负责审核提供市场价格参考,目标成本中物资成本价格的合理性;
6.负责跟踪目标成本执行情况,开展成本分析预测工作,定期向总经理办公会会提交项目上月《度成本报告》;
7.负责收集、整理有关成本价格的信息,吸收利用同行业关于工程造价的信息指数和先进的管理措施。
(五)施工预结算管理
1.负责组织和实施工程预结算的编制审核工作,确保其准确性;及时报发包人完成施工图预结算审核、对分包结算的审核;
2.负责自行编制或审核合作方编制的各类合同的竣工结算,在权限内组织工程竣工结算的分歧谈判、初稿审定、发起定稿审批流程的流转。
3.为分包合同签订提供造价方面的技术支持,包括工程量、合同价款、变更计量等;
4.负责核查现场工程进度及协助项目经理完成施工方案的优选工作、审核进度款的拨付、协助项目部完成对甲方产值的申报核对工作;
5.根据对结算完的工程提出成本管理建议,以期降低后续项目的工程成形成该项目成果文件;
6.负责针对新型材料设备、新工艺、设计变更、新的施工方案开展经济可行性分析,提出经济分析报告,当好决策参谋;
7.负责跟踪检查各类签证、联系单与设计变更实施结果,在权限内提出成本控制的意见;
6.配合资管部办理竣工工程的财务清算核对工作;
7.负责组织对各类合同和结算成本开展后评估,针对合同履行得失总结经验,提炼成果,建立并维护好成本信息数据资料库;
8.协助公司联系材料供应商及优选材料供应商,形成长期合作伙伴关系,并经公司领导层最终决定签署《怒江州建投材料供应合作合同》;
9.负责搜集常规材料的市场价格,并汇总整理备案;
(六)材料设备管理
1.结合设计图纸配置及项目管理部进度的总体要求,协同项目管理部发起采购策划会议,确定项目用材料设备的供应方式和采购要求;
2.负责新型材料以及先进设备信息的调研和收集,提出性价比分析报告和在项目中使用的建议;
3.负责对供应商进行后续管理,监督其合同履行过程,跟踪其生产过程,参与现场验收,负责办理交接,确保如期完成供货。对不合格材料提出处理意见;
4.负责设置材料设备账册,按公司资管部有关管理制度的要求保管好往来单据凭证、协同项目管理部做好材料收、发、存汇总月报表、材料进出入库表,做到账物相符,每月8日前编制并提交上月《材料收、发、存报表》;
5.负责深入施工现场,主动掌握工程进度与材料设备供应之间的需求匹配程度和现场实际使用情况,稽核并记录材料设备的实际消耗量指标;
6.负责根据合同履约后评估结果,建立并维护好合格供应商的分类管理体系。
(七)成本动态管理
1.跟踪分析目标成本的执行情况,及时,多做图表分析,条理清晰、要有参考价值;对于项目中不同类型的建筑需分别列示成本数据;
2.定期动态报告目标成本和责任成本的执行情况,负责进行项目动态目标成本跟踪,按月提供出动态成本分析报告;
3.根据目标成本,对超目标成本的方案或部门提出整改意见;
4.把结算后项目实际投入成本与目标成本作比较,为后期的工程提供成本方面的建议;
(八)内控管理
1.结合公司三重一大、公司章程、股东会章程、董事会章程,梳理相应的决策、经营流程后按上述流程执行;
2.建立健全公司内控制度,强化企业内部业务和费用预算等的事前审核(预防)、事中控制、事后审计工作,把企业风险降低最低程度;
3.负责公司整体内控及风控,参与部分经营业务决策,提出相关专业意见;
4.制定公司内控控制度及确定相关业务流程内控节点;
5.负责内部稽核管理制度的制定及风险控制;
6.协助董事长或总经理对公司各部门开展内部控制的审计和评估工作,审核公司内控制度及其执行情况,监督检查公司的内部审计制度及其实施;
7.持续完善内部控制机制,积极推进《内部控制制度》的实施;
8.明确公司内部控制的审计和评估流程。
(九)团队建设
1.购买征订与工程结算有关的定额、文件、资料,积极培训人才,加强注册造价师及预算员的系统培训,推动全员持证上岗;
2.组织专业培训及同行间交流;提高职员的职业素质及职业道德;
3.制订建造内控管理有关规范并对相关部人员进行培训;
4.不定期总结工作中经验教训,组织专题讨论。
(十)协同管理
1.参加各类图纸会审、施工技术交底、工程例会及竣工验收工作;
2.负责解答现场工程师关于成本与造价方面的疑问;为项目管理部部现场工程师提供预结算和成本管理方面的业务学习培训等;
3.负责按公司制度要求完成由本部门牵头承办的招标、合同、预结算、材料设备采购、工作总结等方面资料的台帐建立、装订、保管、关联部门的转发、行政部存档等工作;
4.负责按公司制度要求完成本部门往来资料、文件、联系函、工作总结、工作计划以及会议记录的收、发、保管、安全保密、鉴定销毁等工作;
5.完成领导交办的任务;